Tolok ukur keberhasilan pelaksanaan proyek oleh sebuah lembaga adalah bahwa proyek yang dilaksanakan sepenuhnya memberikan manfaat bagi para penerima manfaat karena yang dilaksanakan benar-benar menjawab kebutuhan para penerima manfaat. Akuntabilitas lembaga dalam mengelola proyek tersebut pun akan dinilai baik sehingga bisa menjadi lembaga yang akuntabel. Bukanlah hal yang mudah untuk menjaga akuntabilitas lembaga, terutama jika pendanaan proyek berasal dari lembaga donor dimana ada keterbatasan waktu dan sumber daya yang kerap menjadikan sebuah proyek sudah dianggap bagus oleh lembaga donor ketika berhasilkan menampilkan data-data berupa capaian angka yang fantastis dalam kurun waktu singkat padahal sebetulnya gagal mengukur nilai investasi riil program tersebut terhadap dampak yang ingin dicapai proyek karena capaian angka-angka tersebut gagal divalidasi sebagai data yang bisa dipertanggungjawabkan kemudian

Salah satu tantangan dalam menjaga akuntabilitas lembaga adalah menyajikan data yang akurat, seperti data penerima manfaat. Permasalahan terkait data penerima manfaat yang sering terjadi adalah double counting atau satu penerima manfaat yang sama terhitung beberapa kali hanya karena penerima manfaat tersebut mengikuti beberapa kegiatan yang dilaksanakan lembaga. Hal ini membuat seolah-olah jumlah penerima manfaat terlihat banyak dimana sesungguhnya tidak sejumlah itu. Saat mengadakan kegiatan, memang tersedia daftar hadir. Namun seringkali daftar hadir ini hanya untuk melihat dan menghitung berapa jumlah yang hadir dan memilah laki-laki – perempuan, tanpa meneliti apakah nama yang sama pernah ikut di kegiatan sebelumnya yang diadakan oleh lembaga yang sama.

Dampak dari double counting ini tidak hanya membuat penerima manfaat seolah-olah banyak, namun juga analisa penggunaan dana atau anggaran proyek menjadi tidak valid. Yang diterima oleh penerima manfaat menjadi lebih kecil dari yang seharusnya karena pembaginya lebih besar. Akuntabilitas tata kelola proyek dan juga lembaga pelaksana proyek dapat dipertanyakan oleh pihak donor dalam evaluasi lebih lanjut, misalnya, karena ketidaksesuaian data saat pelaksanaan proyek pada saat evaluasi proyek.

Untuk memitigasi risiko permasalahan tersebut, Koordinator Proyek Inovasi Tangguh Indonesia (InTI) bersama dengan tim pelaksana proyek membuat formulir yang menjadi alat pengumpulan data ke database penerima manfaat atau peserta program.

“Formulir ini menjawab permasalahan double counting. Tim pelaksana proyek tidak hanya bergantung pada daftar hadir yang diisi ketika seorang penerima manfaat atau peserta program menghadiri suatu kegiatan. Selain itu, tim proyek bisa memberikan data kepada lembaga donor dan pihak lainnya termasuk masyarakat penerima manfaat program dan pemangku kepentingan program lainnya dengan cepat dan akurat,” Phoebe Pandyopranoto, Koordinator Proyek  MITLTW-TIWA InTI, menjelaskan.

Dengan Formulir  Penerima Manfaat ini, nama yang sama akan terdeteksi dan tim proyek pun dapat mengetahui jumlah total peserta atau penerima manfaat proyek yang terlibat dari awal  hingga akhir proyek. Informasi jumlah penerima manfaat yang valid dan terpercaya merupakan wujud akuntabilitas InTI dan program MITLTW-TIWA ini kepada utamanya masyarakat penerima manfaat program, lembaga donor yang mendanai program dan juga pemangku kepentingan lainnya yang terlibat dalam program ini.

Informasi yang dikumpulkan formulir ini mencakup nama  peserta, jenis kelamin, umur, informasi disabilitas dan jenis kegiatan yang diikuti.

“Informasi semua peserta proyek di semua tingkat, dari desa, kabupaten, provinsi, dan nasional pun dirangkum dalam formulir ini,” kata Andi Tana, Project Officer InTI yang ditempatkan di Kabupaten Malaka, NTT.

Bagi InTI, selain jumlah peserta yang valid terdata secara akurat, upaya memastikan kualitas data peserta program ini juga akan membantu memastikan akurasi analisis kontribusi investasi nilai proyek terhadap hasil dan dampak yang dicapai proyek demi mendukung akuntabilitas lembaga. (InTI)